広い敷地でも、鍵の受け渡しはゼロに

こちらこそ。いい天気でよかったです。

ここは黒姫高原の自然のなかにある、グランピング施設です。広い敷地に、グランピングサイトが点々と散らばっている造りになっています。

白樺林に囲まれて、星空もきれいで。自然のなかで過ごす非日常を楽しんでいただく施設です。

いえ、完全な季節商売なんです。雪のないグリーンシーズンが中心で、寒い時期の8ヶ月ほどはほぼクローズしています。

そうなんです。実は、「広さ」そのものが悩みのタネでした。グランピングって聞こえはいいんですが、運営する側からすると、敷地が広いって大変なんですよ。

ええ。一番きつかったのが、鍵の受け渡しだったんです。

うちはチェックインする管理棟と、実際に泊まるグランピングサイトが、すごく離れているんです。

敷地が広いので、サイトによっては管理棟から歩いて何分もかかる。

そうなんです。お客様が管理棟でチェックインして、鍵をお渡しする。でもサイトの説明や案内も必要で、結局スタッフが鍵を持ってサイトまで一緒に行くことも多くて。

ええ。チェックインが重なる時間帯は、もうスタッフが敷地内を行ったり来たり。鍵を持って、管理棟とサイトの間をひたすら往復していました。

きついです。広い敷地は魅力なんですけど、その広さがそのままスタッフの移動距離になってしまう。歩数計を見たら、1日で何万歩、なんてこともありました（笑）。

ありました。スタッフがサイトまで案内に出ていると、管理棟が手薄になる。次のお客様をお待たせしてしまう。広さが、そのまま接客の足かせになっていたんです。

いえ、それだけじゃないんです。清掃スタッフとの連携もありました。

チェックアウト後の清掃に入るにも、サイトの鍵が必要。その受け渡しでも、また敷地内を移動するわけです。

まさに。その都度、管理棟で鍵を「預けたり」「受け取ったり」。受付スタッフは鍵の管理だけで手一杯でした。

はい。人手不足もあって、「無人化するしかない」と。それで、いくつかのベンダーさんに相談したんです。

どこも、判で押したように同じ答えでした。「うちはカードキー前提です」と。

そうです。ところがうちは独立した棟がいくつもある造りで、改修するとなると1扉あたり10万円超。全部やったら、とんでもない金額になる。

重いです。しかも、季節商売で稼働は1年の3分の1ほど。そこにそれだけの投資は、どう考えても見合わない。一度は無人化を諦めかけました。

ある時、AdvaNceDさんを知ったんです。「スマートチェックイン」を出している会社で、話を聞いてみたら、こう言われました。

「物理鍵のままで大丈夫ですよ。キーボックスに入れてお渡しする方式があります」

私も同じ反応でした（笑）。「え？」って。

いらないんです。既存の物理鍵をそのままキーボックスに収納する。お客様はチェックイン端末で本人確認して、認証が通ったら、自分の予約に紐づくキーボックスから鍵を取り出す。

シンプルなんです。でも、これを業界でAdvaNceDさんしかやっていないと聞いて、さらにびっくりしました。

そうなんです。同じ「スマートチェックイン」を名乗っていても、キーボックス対応しているのは当社だけだと。

最初は完全に半信半疑でした。でも仕組みを聞けば聞くほど、本当に物理鍵のままで成立する。数百万円かかると思っていた改修コストが、事実上ゼロになる。「これはやれるかもしれない」と思いました。

劇的に変わりました。まず物理鍵のまま無人化できたので、扉の改修費はゼロ。これだけでも大きかった。

そこが一番です。AdvaNceDさんが独自に持っている「途中の鍵預かり機能」で、お客様自身が滞在中いつでも鍵を再投函・取り出しできるようになったんです。

本人確認もシステムが自動でやってくれる。だからスタッフが鍵を持ってサイトまで往復する必要が、まるごと無くなったんです。

ゼロです（笑）。チェックインも、清掃連携の鍵の受け渡しも、全部キーボックスで完結する。敷地内を鍵を持って動き回ることが、本当に無くなりました。

ぐっと減りました。鍵の管理から解放されて、本来のおもてなしや、お客様への自然の楽しみ方の案内に集中できるようになった。これが何よりうれしかったですね。

そうなんです。本人確認はシステム側で完結。「この方、本当に予約のお客様？」と人が判断する必要がない。取り違えの不安もなくなりました。

そこがまた、AdvaNceDさんの独自性なんです。うちは1年の3分の2ほどがクローズ。普通のクラウドサービスだと、その間も月額がずっと出ていく。

「営業していないのに月額だけ払う」のが、経営的に本当に重かった。

はい。「利用停止プラン」というのがあって、繁忙期だけ月額を払えばいい。クローズしている8ヶ月は、月額ゼロにできるんです。

年間の月額費用が、実質3分の1になりました。これも他社には無いプランだと聞いています。物理鍵対応も、閑散期ゼロも、全部「当社しかやっていません」って。

私からすると、うちみたいな季節商売のために考えてくれているとしか思えませんでした（笑）。

もう、別の現場ですね（笑）。

鍵を持っての往復がゼロ。本人確認の不安もゼロ。閑散期の固定費もゼロ。悩みが全部、ゼロになりました。

不便だという声は出ていません。むしろ「自分のペースでチェックインできて気楽」と言ってくださる方が多い。自然を楽しみに来ているので、最低限の手続きでサッとサイトに入れるのは好評です。

そこも安心です。到着が遅くなっても、お客様自身でスムーズに鍵を受け取れる。滞在中はいつでも自分で鍵にアクセスできる状態になりました。

人手をかけずに運営できる目処が立ったので、サイトを増やすことも前向きに考えられるようになりました。広さがネックだったのが、いまは強みに変わりつつあります。

そうですね…「諦めなくていい」ってことを伝えたいです。

私たちも一度諦めかけたんです。「広い敷地で、物理鍵のままじゃ無人化なんて無理」「季節商売で月額固定なんて重すぎる」って。

ありました。業界の標準じゃない、当社独自の仕組みを持っている会社が、ちゃんとあった。

そう思います。グランピング、コテージ、敷地の広い宿泊施設…鍵の受け渡しに人手を取られている施設は、きっと同じ悩みを抱えている。「物理鍵のまま、無人化はできる」と知ってほしいです。

スキー場、海の家、キャンプ場…完全な季節商売の方々は、年間固定の月額に縛られない選択肢があると知っておくだけで、全然違うと思います。「うちは特殊だから無理」と思っている方こそ、一度相談してみてほしい。

こちらこそ。黒姫の自然のなかで、お待ちしています。